Balení zakázek může být otázka pár vteřin, minut a nebo nemusí existovat vůbec. To, ale nebyl můj případ – já jsem se potýkal s balením těžkého železa, dlouhých tyčí s ostrými hranami, malých pichlavých položek a to vše ještě v kombinaci s lepidlem nebo sklem.
Proč jsem pověsil digitální marketing na hřebík a šel na balírnu? Proč mělo vyšší hodnotu optimalizovat balení než PPC reklamu? Čeho by se měl každý e-shopař na balírnách vyhnout?
6 let osobních zkušeností a poučení z optimalizace balení v malém e-shopu se železem – to najdete na následujících řádcích.
- Marketér poprvé na balírně
- Jaká data o balení jsem neznal
- Jak jsem začal sbírat data o balení – levně, rychle a s papírem v ruce
- Jak jsem využil tablety při balení
- Jak jsem přemýšlel nad frontou objednávek
- Jak jsem se (ne)zamiloval do tiskáren
- Jak jsem vymýšlel normy pro baliče
- Jak jsem navrhoval pracovní místo a implementoval 5S systém
- Jak jsem nastavil odměňování baličů v e-shopu
- Jak jsem pracoval s PowerBI
- Jak jsem změnil onboarding
- 22 věcí, které jsem si odnesl za 6 let praxe
Marketér poprvé na balírně
Vem si ten karton a omotej ho z každý strany strečkou a ohni o ty rohy vole. Vedoucí skladu
Vůbec netuším, která bije, ale snažím se být rychlej a po 5 minutách ze mě kape jako ze saunéra, který právě odstartoval ceremoniál. Uteče první směna a já už vím, že jsem se rozhodl dobře. Pověsit digitální marketing na chvilku na hřebík a podívat se na proces balení mi dává velký smysl.
Na balírně je špatně snad úplně všechno. Peru se s procesem hledání zakázek – nemohu je najít. Opravdu. Čumím do regálu se zakázkami dobrých 10 minut než konečně najdu objednávku v plastové krabici. Nemám páru, jak balit a nikdo mi neporadí. Občas zastavím zkušenějšího brigádníka, aby mi poradil.
Už huš se chystám balit svůj tetris položek objednávky. Ale nemám krabici. Božee zase hledám. Po chvíli mám krabici, mám zakázku, kontroluju položky, vyplňuji krabici plastovou výplní a zavírám. No a aby toho nebylo málo, tak došla lepicí páska na odvíječi. V pohodě. Člověk by si řekl, že nemůže udělat chybu při výměně lepicí pásky, omyl – může. Takže jsem jí nalepil obráceně. Suma sumárum – zakázku jsem opravdu zabalil, pokud je mi známo i správně bez reklamace.
Stačila mi jedna směna, abych pochopil, že mohu mít PNO v PPC reklamě klidně 12 % namísto 9 %. Stačí, když si vyhrnu rukávy a vlítnu na optimalizaci balení.
Co jsem si odnesl
- jít na nižší pozici není ostuda, ale občas manažerská nutnost
- někdy je lepší vykašlat se na data
- efekt manažera mezi skladníky má super dopad do firemní kultury
Jaká data o balení jsem neznal
Za dob krále klacka bylo balení černá díra. Neměl jsem žádné informace. Nevěděl jsem, kolik balíků mě čeká ani jakou mají strukturu, váhu, počet položek, ani jejich umístění. Mimo jiné jsem nevěděl ani, kdo jednotlivé zakázky balil, pokud jsem opravdu pečlivě nesledoval kamerové záznamy. Z pohledu dat chybělo úplně všechno.
Přemýšlím, co jsem vlastně věděl. Ano, věděl jsem, které zakázky jsem zabalil já, pokud jsem si uschoval vytisknuté papíry za všechny objednávky. To jsem začal dělat, protože jsem si kryl záda, abych nebyl křivě nařčen z reklamace 🙂
Není třeba zmiňovat, že na této datové úrovni se mi mohlo pouze zdát o časech balení, prodlevách mezi skenováním položek, štítků, nabrání zakázky a dalších metrikách. No a každý si umí představit, jak v této situaci korelovalo odměňování baličů. Černá díra. Můj první úkol – potřebuju vědět, kdo zabalí kolik balíků.
Co jsem si odnesl
- ohraná fráze, co neměříš, to neřídíš platí
- zjistit, co měřit a jak není na 5 minut práce
Jak jsem začal sbírat data o balení – levně, rychle a s papírem v ruce
První mini evoluce začala s evidencí zabalených zakázek. Bylo to úmorné. Pálil jsem na to 2 stážisty a i tak jsem to dělal špatně. Dodnes vidím, jak máme na zemi v kanceláři rozložené papíry a zpětně analyzujeme, kolik který balič zabalil objednávek. Nemluvě o tom, že jsem podcenil školení. Hodí se vysvětlit expedici, že „čmáranice“ podpis nestačí, ale je třeba i hůlkové písmo. A ještě lepší je razítko s datumem. Doslova a do písmene tonoucí se stébla chytá.
Tenhle způsob nebyl logicky udržitelný. Nestíhali jsme. Luštili jsme podpisy, spoustu papírů nám chybělo, měli jsme obrovské chyby, ale měli jsme aspoň něco. Žádné IT, žádná hodina programátora, žádná úprava systému. Jenom „levné“ ruce, papír a google sheet tabulka.
Co jsem si odnesl
- občas stačí papír A4, propiska + levné ruce
- když programátor vidí na vlastní oči, jak je něco na hovno, dějou se věci 🙂
Jak jsem využil tablety při balení
Tablety na balírnách jsem už měl, ale spíš jako ozdobu a externí tlačítko tiskárny.
Nejlepší hardware je žádný hardware. Neznámý autor.
Tablet je skvělá věc. Měl jsem frontu zakázek a byl jsem schopen odbavovat zakázky. Propojení s tiskárnou bylo chytré, ale mělo mouchy. Bohužel, je to hardware, občas na špatném držáku, takže spadne. Často nesprávnou manipulací zničený napájecí kabel. Jako každý spotřební materiál se musí měnit. Měl jsem problémy s pamětí tabletu, zhasínáním displeje a rozchodit z tabletu tiskárnu byl jednu chvíli oříšek. Problémů bylo opravdu hodně, možná to je důvod, proč mám na tablety celkem averzi.
Ale! Pořád lepší než papír a tužka na objem, který bylo třeba zvládnout. Konečně byla k dispozici fronta, přehled balíků, počet položek, váhové koeficienty a postupně i elektronický podpis a voilá datová analytika v PowerBI mohla postupně začít. #konečnědata
Co jsem si odnesl
- nikdy nepředpokládej, že skladník umí zapnout tablet
- nikdy nepředpokládej, že se lidé k technice budou chovat jako ke svým vlastním zařízením
Jak jsem přemýšlel nad frontou objednávek
Na začátku nebyla fronta objednávek téma. Co je na tom. Prostě balíme jednu objednávku podruhé, tak jak chodí a je vyřešeno. To by bylo moc pěkné, ale museli jsme na to jinak. Obecně v e-commerce pracují e-shopy s externími sklady, dodavateli, zpožděním a ne vždy je možné expedovat všechny položky obratem. Občas je chyba na straně skladníka, jindy dodavatele.
Nemohli jsme poslat do fronty nekompletní objednávky, stejně tak jsme nemohli odeslat nezaplacenou objednávku nebo objednávku podléhající modifikaci – položka, množství, změna adresy atd. Celý fakt ještě komplikuje struktura sortimentu, rozměry položek a váha. Když se k tomu přidají ještě časy svozů jednotlivých balíkových a paletových přepravců, vznikne celkem pěkná matice.
Na závěr je nutné pracovat s psychologií, aby balírnou na začátku procházeli „horší“ balíky, dokud ještě balič nevypustil duši a ke konci směny dávkovat už jen „vzduch“.
Celkový výsledek byl dán dlouhodobým sledováním, lazením a samozřejmě tím, že si balení vyzkouší i management firmy vč. programátora.
Co jsem si odnesl
- vyplatí se řešit detaily, mohou mít větší vliv než to vypadá
- transparentně komunikovat s týmem vede k větší participaci na projektu
Jak jsem se (ne)zamiloval do tiskáren
Nemám rád tiskárny a ony na oplátku nesnáší mě. V expedici bych se za každou cenu vyhnul klasickým inkoustovým nebo laserovým tiskárnám, pokud někdo využíváte – prosím (pro můj klid), přejděte na štítkové. Malý tip – přepravce Vám jí pronajme za 1 Kč + štítky budete nakupovat výhodněji a máte vyřešeno. Občas se stane, že si přepravce nevede správně evidenci a tiskárna Vám zůstane 🙂
10 důvodů, proč tě nenávidím
- originální tonery jsou drahé, neoriginální občas nefungují
- kazety jsou spotřební materiál a musí se měnit
- nutné nakupovat drahý papír
- nutnost skladování, evidence a nákupu = drahé
- stabilita připojení v síti
- náchylnost k poruše
- zařízení zvyšující náklady za revizi elektriky – počítá se každé zařízení
- náchylnost na teplotu v netemperovaných skladech
- nevzpomenu si
- tohle tu musí být, aby mi seděl nadpis 😀
Co jsem si odnesl
- nepoužívat klasické tiskárny v provozu, jen štítkové
- outsourceovat servis hardwaru a nedělat inhouse
Jak jsem vymýšlel normy pro baliče
Je to hodně let zpět, kdy jsem si udělal výlet do skladu firmy Adler, tuším, že to bylo v Ostravě. Moc se mi líbila efektivita v expedici a u všech projektů se k ní snažím přiblížit s přihlédnutím k firemní kultuře a nastavení CEO/majitele/ředitele projektu.
I v železe nastal čas norem a bylo třeba vymyslet JAK. Nemohl jsem se spolehnout na žádná dlouhodobá data a když už jsem nějaká měl, tak jsem věděl, že jdou ohnout. Takže vyhrnout rukávy a jdeme na to. Postupně jsem střídal všechny balírny, zkoušel jsem balit různé zakázky, vybíral jsem si těžké jednopoložkové objednávky i paletové zakázky. Snažil jsem se mít přímou zkušenost, aby mě nikdo neopil rohlíkem a já jsem mohl argumentovat i s posledním přijatým skladníkem, že nastavené metriky nejsou mimo mísu.
Cestou jsem otevřel spoustu témat:
- měření času
- optimalizace pracovního místa
- 5S systém
- struktura obalové techniky
- odměňování
Výsledkem byla tvorba indexu, jehož podobu nemohu sdílet, ale jednalo se o matici, která obsahovala detailní rozpad celého procesu, náročnosti dílčích částí s vazbou na váhu, počty položek, balíků a strukturu sortimentu. Na poprvé jsem to samozřejmě posral, ale postupně jsme upravili pár konstant a index se pevně zakotvil do firemních procesů i odměňování lidí. Metoda je snadno replikovatelná do dalších projektů, které mají i jednodušší kategorii sortimentu.
Pozor – normy nejsou všeobecně dobře přijímány, implementace s sebou nese řadu negativních dopadů, třeba já v jeden moment obměnil téměř celou expedici.
Co jsem si odnesl
- nepodceňovat komunikaci a otevřeně říci: přichází změna a bude bolet
- přijmout fakt, že nikdy není hotovo a vše má vývoj v místě a čase
Jak jsem navrhoval pracovní místo a implementoval 5S systém
Proč tu zase není žádná šuplera ani propiska. To někdo žerete? Lukáš Chládek mezi 2018 – 2022
Když si sednu k počítači, mám rád určité věci. Myš. Klávesnici. Monitor. U balení mám rád šupleru, ulamovák, odvíječ strečky, náhradní lepicí pásku, váhu, propisku, fixu, výplň kartonovou krabici. Překvapivě se mi nedostává. V určité dny ani jednoho zároveň. Takže kradu z jiných stanovišť, abych se nezdržoval.
Pracovní místo a jeho okolí vč. ergonomie je podle mě dost opomíjená věc. Musím se přiznat, že se mi nepodařilo prosadit, aby všechny pomůcky pro baliče byly přimontovány, uvázány na řetěz a zamčené na visací zámek ABUS. To bylo jednu chvíli moje tajné přání. Zpět do reality.
Podařilo se označit vizuálně stanoviště, jednotlivé „nástroje“, ale na rovinu, když na jaře přišla další vlna DPP, myslel jsem, že mě trefí. Řetěz je řetěz. Hodně mi pomohla návštěva jednoho automotive provozu, kde v rámci ISO certifikace musí být procesy na jiné úrovni než v e-shop skladech a tam jsem načerpal i 5S tipy. Určitě doporučuji občas vystrčit hlavu z vlastního oboru podnikání. Honza šel taky do světa.
Co jsem si odnesl
- co je přilepené, zabetonované apod. se hůř krade
- vystrčit hlavu z e-commerce do jiných oborů není na škodu
Jak jsem nastavil odměňování baličů v e-shopu
Jaká je situace? Měříme. Data tlačíme do PowerBI. Mám za sebou hodně zabalených objednávek. Rozumím procesu a nejsou velké technické problémy. Odvíječ nikdo neukradl, vypadá to dobře 🙂
Už od začátku jsem si přál, aby celá sranda měla vazbu na odměňování. Potřebuju přeci hlídat náklady, ať se více uvolní pro marketing. Zároveň jsem chtěl mít v odměňování dynamiku a uplatňovat princip zásluhovosti.
Jako vedlejší efekt jsem viděl příležitost vylepšit HR situaci a získat konkurenční výhodu v regionu. Logicky jsem si mohl dovolit nabízet lepší podmínky výměnou za pro nás akceptovatelný výkon.
Vlastně až nábor lidí do nového prostředí ukázal, jak moc dobře je vše vymyšlené a odlazené. Rychle jsem pochopil, že systém není pro každého a je třeba s tím pracovat už v samotné nabídce práce.
Co jsem si odnesl
- balení železa není čistě mužskou devízou
- na začátku je lepší odměny více utáhnout, povolit lze vždy
Jak jsem pracoval s PowerBI
Chvíli mi trvalo než jsem poskládal všechna data dohromady a nasypal je do PowerBi, které bylo v té době pro mě novinkou. Musel jsem se zbytečně prokousávat, dneska bych si raději zaplatil specialistu, který mi dodá řešení od A do Z vč. dashboardů.
Já to chtěl levně, takže jsem u toho seděl převážně doma po večerech. Nasypal jsem do BI spoustu CSV, které se stahovali z FTP a vytvářel jsem přehledy. Důležité je zmínit, že jsem pracoval v desktop verzi, nikoli cloud. Výhoda? Je to zdarma. Nevýhoda? 2 lidi nemohou být v jednom reportu.
Byla to trochu čuňárna, ale pořád velký posun od papíru s tužkou a za nízké náklady.
Závěrem jen dodám, že spoustu dat, reportů, krásné vizualizace jsou ve výsledku k ničemu, pokud s tím nepracuje firma jako celek. Musí se to stát součástí práce nejen top managementu. Nevidím problém v tom, aby i poslední skladník věděl, kolik stojí zabalit jedna objednávka.
Výsledkem snažení je dlouhodobá kontrola nákladů, výkonu lidí, docházky, jednoduchý způsob na generování výplat i feedback na vylepšení expedičních procesů.
Co jsem si odnesl
- mít hromadu dat a hezké dashboardy nestačí
- krátkodobě udělat čuňárnu lze, ale dlouhodobě raději specialistu
Jak jsem změnil onboarding
Řešit každou sezónu nábor zaměstnanců je úmorné. Výsledkem projektu jsem chtěl zatraktivit práci v expedici, usnadnit onboarding a datově hlídat výkon.
Vem si ten karton a omotej ho z každý strany strečkou a ohni o ty rohy vole. Vedoucí skladu
I po mnoha letech si dokážu živě vybavit moment, kdy jsem tuhle větu slyšel. Myslím, že mě celé roky motivovala, aby už nezazněla. Co všechno jsme zkusili v rámci onboardingu:
- ústní pokyny
- textové návody
- obrázkové návody
- video návody
- směrnice
- nařízení
- školení
- testování
- mystery shopping
A výsledek? Systém, kde má s různou váhou místo každé opatření. Videonávody jsou skvělé na konzumaci. Náročnější na údržbu. Směrnice musí být kvůli definici procesu. Školení na nové tlačítko v tabletu se nesmí podcenit. Občas náhodně otevřít objednávku po zabalení u kritického sortimentu není na škodu. Přímá odpovědnost týmu za doručení kvality? Ano! To vše zabalit do systému odměn, který reflektuje to dobré i to špatné.
A na závěr – předat systém správně fungujícímu střednímu managementu, který ho akceptuje, protože chce a ne musí.
Co jsem si odnesl
- je lepší, když lidé chtějí než, když musejí
- občas je třeba pocítit, že z vlastního krev teče
- správný střední management ušetří spoustu energie
22 věcí, které jsem si odnesl za 6 let z praxe
- jít na nižší pozici není ostuda, ale občas manažerská nutnost
- někdy je lepší vykašlat se na data
- efekt manažera mezi skladníky má super dopad do firemní kultury
- ohraná fráze, co neměříš, to neřídíš platí
- zjistit, co měřit a jak není na 5 minut práce
- občas stačí papír A4, propiska + levné ruce
- když programátor vidí na vlastní oči, jak je něco na hovno, dějou se věci 🙂
- nikdy nepředpokládej, že skladník umí zapnout tablet
- nikdy nepředpokládej, že se lidé k technice budou chovat jako ke svým vlastním zařízením
- vyplatí se řešit detaily, mohou mít větší vliv než to vypadá
- transparentně komunikovat s týmem vede k větší participaci na projektu
- nepoužívat klasické tiskárny v provozu, jen štítkové
- outsourceovat servis hardwaru a nedělat inhouse
- co je přilepené, zabetonované apod. se hůř krade
- vystrčit hlavu z e-commerce do jiných oborů není na škodu
- balení železa není čistě mužskou devízou
- na začátku je lepší odměny více utáhnout, povolit lze vždy
- mít hromadu dat a hezké dashboardy nestačí
- krátkodobě udělat čuňárnu lze, ale dlouhodobě raději specialistu
- je lepší, když lidé chtějí než, když musejí
- občas je třeba pocítit, že z vlastního krev teče
- správný střední management ušetří spoustu energie
Vedete e-shop a máte pocit, že Vám expedice utíká pod rukama? Zkuste si být týden skladníkem a třeba ušetříte spoustu peněz.